Datenschutzerklärung für LAWDATE

Stand: 8. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung beschreibt den aktuellen unentgeltlichen Produktivbetrieb der LAWDATE-Plattform, die getrennte Interessenbekundung für die Einführungsphase sowie etwaige freiwillige Befragungen und spätere Evaluationen.

1 Verantwortlicher und Geltungsbereich

(1) Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der unter www.lawdate.de erreichbaren Webseite einschließlich Landingpages und Pilot- bzw. Informationsseiten, bei der Interessenbekundung für die Einführungsphase sowie bei der Nutzung der dort angebotenen Software-as-a-Service-Lösung LAWDATE. Webseite, Informations- und Pilotseiten sowie Anwendung werden nachfolgend zusammen als Plattform bezeichnet.

(2) Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die Lawdate UG (haftungsbeschränkt), Elmshorner Straße 135h, 25421 Pinneberg, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Pinneberg unter HRB 19658 PI, vertreten durch den Geschäftsführer Nick Busse, E-Mail: info@lawdate.de.

(3) Nach der derzeitigen Ausgestaltung entscheidet LAWDATE über Zwecke und Mittel der Verarbeitung im Zusammenhang mit Registrierung, Nutzerverwaltung, Verifikation, Freigabe, technischer Bereitstellung, Sicherheitsprotokollierung sowie der Speicherung und rollenabhängigen Bereitstellung von Daten innerhalb von LAWDATE und ist insoweit datenschutzrechtlich verantwortlich.

(4) Die jeweilige Justizbehörde beziehungsweise der jeweilige Rechtsträger entscheidet eigenständig, ob und wie Beschäftigte LAWDATE in ihrer dienstlichen Tätigkeit einsetzen und wie abgerufene Informationen bei der gerichtlichen Terminierung verwendet werden. Verarbeitungen innerhalb gerichtlicher Verfahren oder außerhalb der LAWDATE-Plattform richten sich nach den Datenschutzinformationen und Zuständigkeiten der jeweiligen öffentlichen Stelle.

(5) Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Datenschutzanfragen können an die in Absatz 2 genannte Postanschrift oder an info@lawdate.de gerichtet werden.

2 Nutzergruppen und Zweck der Plattform

(1) LAWDATE richtet sich an gerichtsexterne Nutzer, insbesondere Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Verfahrensbeistände, Dolmetscher, Sachverständige und sonstige in beruflicher Funktion an gerichtlichen Terminierungen beteiligte Personen, sowie an gerichtsinterne Nutzer, insbesondere Richter, Rechtspfleger, Beschäftigte der Geschäftsstellen und sonstige berechtigte Gerichtspersonen.

(2) Gerichtsexterne Nutzer pflegen eigene terminierungsrelevante Blocker und zeitliche Verfügbarkeiten. Verifizierte gerichtsinterne Nutzer können freigegebene Profile und Verfügbarkeitszeiträume ausschließlich zur Unterstützung der gerichtlichen Terminplanung lesen und durchsuchen. LAWDATE trifft keine Terminierungsentscheidung, ersetzt keine förmliche Ladung und ist kein gerichtliches Fachverfahren.

(3) Die Nutzung der Plattform erfolgt derzeit unentgeltlich. Zahlungs- oder Bankdaten werden für die Plattformnutzung nicht erhoben. Sollte künftig ein kostenpflichtiges Angebot eingeführt werden, werden die Datenschutzinformationen vor Beginn einer entsprechenden Verarbeitung angepasst.

3 Zugriffsdaten und Sicherheitsprotokolle

(1) Bei einem Zugriff auf die Plattform werden die für die technische Verbindung erforderlichen Daten verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse), Zeitpunkt, angeforderte Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Browser und Betriebssystem. Die vollständige IP-Adresse wird technisch für die Verbindung benötigt, in den Anwendungsprotokollen von LAWDATE jedoch nicht vollständig gespeichert.

(2) Die Anwendung protokolliert technische und sicherheitsrelevante Ereignisse, insbesondere erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldungen, Abmeldungen, Sitzungsabläufe, automatische Sperren, Passwortänderungen und Passwortzurücksetzungen. Zusätzlich werden administrative Vorgänge wie Freigabe, erneute Freigabe, Ablehnung, Sperrung, Entsperrung, Kontolöschung sowie Änderungen von Rollen oder Berechtigungen protokolliert.

(3) Je Eintrag werden insbesondere Zeitpunkt, Ereigniskategorie, Ereignisart, Ergebnis, soweit einschlägig das ausführende Administratorkonto und das betroffene Konto sowie eine gekürzte IP-Adresse gespeichert. IPv4-Adressen werden auf das zugehörige /24-Netz und IPv6-Adressen auf das zugehörige /48-Netz gekürzt. Nicht auswertbare Adressen werden nicht gespeichert.

(4) Suchbegriffe, Suchzeiträume, Suchergebnisse, Verfügbarkeiten, Terminnamen und Terminnotizen werden nicht protokolliert. LAWDATE führt keine dauerhafte Suchhistorie.

(5) Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der Plattform, der Gewährleistung ihrer Sicherheit, der Missbrauchsabwehr und der Aufklärung von Sicherheitsvorfällen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren, funktionsfähigen und nachvollziehbaren Betrieb der Plattform.

(6) Anwendungs- und Administrationsprotokolle werden grundsätzlich nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall oder einer gesetzlichen Pflicht können die hierfür erforderlichen Einträge fallbezogen länger aufbewahrt werden. Der Zugriff und Export ist auf berechtigte Administratoren beschränkt; Einträge können über die Anwendung vor Ablauf der Speicherfrist nicht verändert oder gelöscht werden.

4 Cookies und Reichweitenmessung

(1) LAWDATE verwendet technisch notwendige Sitzungscookies zur Authentifizierung und Aufrechterhaltung einer Anmeldung. Sitzungen enden serverseitig nach 60 Minuten ohne relevante Interaktion. Sitzungscookies werden mit Secure, HttpOnly und SameSite=Lax geschützt. Rechtsgrundlage für die Speicherung beziehungsweise den Zugriff auf Informationen im Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b beziehungsweise f DSGVO. Darüber hinaus werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

(2) Auf der Webseite und den Landingpages wird die selbst gehostete Analysesoftware Umami ohne Cookies eingesetzt. Die Analysedaten werden auf der von LAWDATE beziehungsweise ihren technischen Dienstleistern betriebenen Infrastruktur verarbeitet und nicht an Umami Software, Inc. oder einen externen Analysedienst übermittelt. Umami wird nicht zur geräteübergreifenden Wiedererkennung, zur personenbezogenen Profilbildung oder zur Auswertung einzelner Nutzer verwendet.

(3) Verarbeitet werden statistische Angaben wie aufgerufene Seite, Zeitpunkt, Referrer, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und ungefähre Herkunft auf Länderebene. IP-Adressen werden in Umami nicht dauerhaft gespeichert. Inhalte aus Kontakt-, Interessenbekundungs-, Registrierungs- oder Feedbackformularen werden nicht über Umami ausgewertet.

(4) Zweck ist die statistische Reichweitenmessung sowie die technische und inhaltliche Verbesserung der Webseite. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Die Statistikdaten werden grundsätzlich zwölf Monate gespeichert und anschließend gelöscht oder so zusammengefasst, dass einzelne Besucher nicht identifiziert werden können.

5 Registrierung und Nutzerkonto

(1) Für die Nutzung der Anwendung wird ein persönliches Nutzerkonto angelegt. Zugangsdaten sind E-Mail-Adresse und Passwort. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern mit bcrypt, Kostenfaktor 12 und einem automatisch erzeugten individuellen Salt gehasht.

(2) Bei gerichtsexternen Nutzern werden insbesondere Anrede, optionaler Titel, Vorname, Nachname, Kanzlei, Unternehmen oder Institution, geschäftliche Anschrift einschließlich eines optionalen Adresszusatzes, berufliche Zuordnung sowie abhängig von der Nutzergruppe Rechtsgebiete verarbeitet. Ein Geburtsdatum wird nicht erhoben.

(3) Bei gerichtsinternen Nutzern werden insbesondere Anrede, optionaler Titel, Vorname, Nachname, dienstliche E-Mail-Adresse, Gericht und dienstliche Funktion verarbeitet. Ein Geburtsdatum wird nicht erhoben. Die dienstliche E-Mail-Adresse kann nicht selbstständig im Konto geändert werden; eine Änderung erfordert eine erneute Prüfung.

(4) Zweck ist die Anlage, Verifikation, Freigabe, Verwaltung und Authentifizierung des Kontos sowie die Bereitstellung der rollenabhängigen Funktionen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Begründung und Durchführung des persönlichen Nutzungsverhältnisses erforderlich ist. Soweit einzelne Verarbeitungen darüber hinaus der sicheren Verifikation, der Verhinderung unberechtigter Zugänge oder der technischen Absicherung der Plattform dienen, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung von LAWDATE für ausschließlich berechtigte Nutzer.

(5) Die in der Registrierungsoberfläche als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten sind für Registrierung, Verifikation, Freigabe und Kontoführung erforderlich. Ohne diese Angaben kann kein Konto freigeschaltet beziehungsweise die betreffende Funktion nicht bereitgestellt werden. Freiwillige Angaben sind als solche erkennbar; ihre Nichtbereitstellung hat keine Nachteile, abgesehen davon, dass die jeweils damit verbundene freiwillige Funktion nicht genutzt werden kann.

(6) Während eines aktiven Kontos werden außerdem die für Kontoführung und Nachweis erforderlichen Registrierungs-, E-Mail-Bestätigungs-, Freigabe- und Erklärungszeitpunkte sowie die jeweils einbezogene Fassung der Nutzungsbedingungen verarbeitet. Dies dient der nachvollziehbaren Kontoverwaltung und dem Nachweis abgegebener Erklärungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Abwehr und Durchsetzung von Rechtsansprüchen sowie der nachvollziehbaren Verwaltung des Nutzungsverhältnisses.

(7) Zur Prüfung der beruflichen oder dienstlichen Zugehörigkeit kann LAWDATE die vom Nutzer angegebenen Daten mit öffentlich zugänglichen Berufs- und Organisationsverzeichnissen sowie offiziellen Webseiten abgleichen. Bei Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten kann hierzu insbesondere das amtliche Rechtsanwaltsverzeichnis herangezogen werden. Verarbeitet werden dabei nur die für die Verifikation erforderlichen öffentlich verfügbaren Angaben, insbesondere Berufsbezeichnung oder Zulassungsstatus, Kanzlei oder Institution, berufliche Anschrift und dienstliche Zuordnung. Die Daten stammen aus den genannten öffentlichen Quellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Verhinderung unberechtigter Zugänge und der verlässlichen Freigabe beruflicher Konten.

(8) Ändert ein gerichtsexterner Nutzer freigaberelevante Stammdaten, insbesondere Name, Kanzlei oder Institution, Anschrift, Rechtsgebiete oder Berufsgruppe, wird die bestehende Freigabe aufgehoben. Profil und Verfügbarkeiten bleiben für gerichtsinterne Nutzer unsichtbar, bis ein berechtigter Administrator das Konto erneut freigibt. Passwortänderungen und reine Änderungen der Verfügbarkeiten lösen keine erneute Freigabe aus.

(9) Bei gerichtsexternen Nutzern wird der Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Anmeldung gespeichert. Nach zehn Tagen ohne erfolgreiche Anmeldung wird eine Erinnerungsmail versandt. Nach 14 Tagen ohne erfolgreiche Anmeldung werden Profil und Verfügbarkeiten für gerichtsinterne Nutzer vorübergehend ausgeblendet. Eine erneute erfolgreiche Anmeldung setzt die Frist zurück und stellt die Sichtbarkeit wieder her, sofern das Konto weiterhin freigegeben ist. Änderungen oder Aktualisierungen von Verfügbarkeiten sowie administrative Freigaben setzen die Frist nicht zurück.

6 Verfügbarkeiten und freiwillige Freitextfelder

(1) Gerichtsexterne Nutzer tragen eigene zeitliche Verfügbarkeiten beziehungsweise terminierungsrelevante Blocker in die Plattform ein. Verifizierte gerichtsinterne Nutzer können nur die freigegebenen Profilangaben und Verfügbarkeitszeiträume einsehen. Andere gerichtsexterne Nutzer können diese Angaben über die reguläre Nutzeroberfläche nicht einsehen.

(2) Für gerichtsinterne Nutzer bestehen keine Eingabefelder für Aktenzeichen, Parteien, Mandanten, Beteiligte, Verfahrensinhalte, Verfahrensgründe, Terminbezeichnungen oder sonstige Verfahrensdaten.

(3) Gerichtsexterne Nutzer können für ihre eigene Organisation freiwillig einen Terminnamen und eine Terminnotiz speichern. Diese Angaben werden gerichtsinternen Nutzern nicht angezeigt und nicht in Suchhistorien oder Protokollen übernommen. Die Felder dürfen keine Aktenzeichen, Namen oder Bezeichnungen von Parteien, Mandanten oder Beteiligten, Verfahrensinhalte, Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten. Unzulässige Inhalte können gelöscht werden.

(4) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Verfügbarkeiten und freiwilligen Eigenbezeichnungen ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung der vom Nutzer verwendeten Funktionen von LAWDATE erforderlich ist.

7 Pilotseite, Interessenbekundung und postalische Erstinformation

(1) Über die Pilot- bzw. Informationsseite können externe Interessenten ihr Interesse an der Einführungsphase von LAWDATE bekunden. Hierbei werden Vorname, Nachname, optional ein Titel, E-Mail-Adresse und Berufsgruppe verarbeitet. Zusätzlich können freiwillig bis zu drei Amtsgerichte ausgewählt werden, an denen die betreffende Person nach eigener Einschätzung häufig Termine wahrnimmt. Verfahrens-, Mandats- oder Aktenangaben werden nicht erhoben.

(2) Nach Absenden der Interessenbekundung wird zur Bestätigung der angegebenen E-Mail-Adresse ein Double-Opt-in-Verfahren durchgeführt. Bis zur Bestätigung werden die erforderlichen Angaben ausschließlich zur Durchführung dieses Bestätigungsverfahrens verarbeitet. Erst nach erfolgreicher Bestätigung werden die Angaben im geschützten Administrationsbereich von LAWDATE für die weitere Bearbeitung der Interessenbekundung bereitgestellt. Durch die Interessenbekundung entstehen weder ein Nutzerkonto noch ein Nutzungsvertrag oder ein Anspruch auf Teilnahme oder Freischaltung.

(3) Die Daten werden verwendet, um die Interessenbekundung zu bestätigen, die Einführungsphase zu planen, mit dem Interessenten über das Pilotprojekt und dessen Vorbereitung in Kontakt zu treten, über den Beginn der Einführungsphase zu informieren und gegebenenfalls zur regulären Registrierung einzuladen. Individuelle Angaben werden nicht an Gerichte oder andere Interessenten übermittelt. Für Planungszwecke können zusammengefasste, nicht personenbezogene Angaben verwendet werden.

(4) Rechtsgrundlage ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, insbesondere per E-Mail an pilot@lawdate.de, widerrufen werden. Die Interessenbekundung wird erst nach Betätigung des Bestätigungslinks wirksam. Die technische Absicherung und Dokumentation dieses Double-Opt-in-Verfahrens beruht ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.

(5) Nicht bestätigte Interessenbekundungen werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht. Bestätigte Daten werden bei Widerruf, bei einer gesonderten regulären Registrierung oder nach Abschluss der darauf bezogenen Kommunikation gelöscht, spätestens zwölf Monate nach Bestätigung. Erforderliche Nachweise einer Einwilligung oder eines Widerrufs können getrennt und zeitlich begrenzt aufbewahrt werden, soweit dies zur Erfüllung datenschutzrechtlicher Nachweispflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

(6) Zur erstmaligen postalischen Information über LAWDATE und die Einführungsphase kann LAWDATE berufliche Kontaktdaten potenzieller gerichtsexterner Nutzer aus öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen erheben und verarbeiten. Hierzu können insbesondere Name, berufliche Funktion oder Berufsbezeichnung, Kanzlei beziehungsweise Organisation und berufliche Postanschrift gehören.

(7) Zweck dieser Verarbeitung ist die gezielte Information beruflich mit gerichtlichen Verfahren und Terminierungen befasster Personen über LAWDATE und die Möglichkeit einer Teilnahme an der Einführungsphase. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt darin, die für die Anwendung relevanten beruflichen Nutzergruppen über das auf ihre Tätigkeit bezogene Angebot und die Einführungsphase zu informieren. Eine erstmalige Ansprache auf Grundlage öffentlich zugänglicher Kontaktdaten erfolgt nicht per E-Mail.

(8) Die Daten können insbesondere aus öffentlich zugänglichen Berufsverzeichnissen, amtlichen Registern sowie offiziellen Internetauftritten von Kanzleien, Organisationen oder sonstigen beruflichen Stellen stammen. Soweit nach einer erstmaligen Ansprache kein weiterer Kontakt besteht, werden die ausschließlich hierfür erhobenen Daten gelöscht, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind. Ein erforderlicher Widerspruchsvermerk kann gespeichert bleiben, damit ein erklärter Werbewiderspruch auch künftig beachtet wird.

8 Freiwillige Befragungen und spätere Evaluationen

(1) LAWDATE kann Nutzern und Personen, die ihr Interesse an der Einführungsphase bekundet haben, freiwillige Möglichkeiten zur Abgabe von Feedback oder zur Teilnahme an Befragungen anbieten. Die Teilnahme ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf die Freischaltung, den Funktionsumfang oder den Fortbestand eines Nutzerkontos.

(2) Soweit Einladungen zu freiwilligen Befragungen per elektronischer Post versandt werden, erfolgt dies nur, wenn hierfür die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Eine Registrierung bei LAWDATE oder die bloße Nutzung der Anwendung stellt für sich genommen keine Einwilligung in den Erhalt solcher Einladungen dar.

(3) Art, Umfang und Datenbasis einer weitergehenden Evaluation der Einführungsphase sind derzeit noch nicht abschließend festgelegt. Bevor hierfür zusätzliche personenbezogene oder dienstbezogene Daten erhoben oder ausgewertet werden, werden insbesondere Zweck, Datenkategorien, Rechtsgrundlage, datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit, Empfänger und Speicherdauer festgelegt und den betroffenen Personen die erforderlichen Datenschutzinformationen bereitgestellt. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt.

(4) Wird für eine Befragung oder Evaluation ein externer Befragungsdienst eingesetzt, werden die betroffenen Personen vor Nutzung des Dienstes über die hierfür maßgeblichen Datenverarbeitungen, Empfänger und gegebenenfalls stattfindende Drittlandsübermittlungen informiert.

9 Kontakt und Support

(1) Bei einer Kontaktaufnahme über ein Formular, per E-Mail oder über einen anderen bereitgestellten Kommunikationsweg verarbeitet LAWDATE die übermittelten Angaben, insbesondere Name, Organisation, E-Mail-Adresse und Inhalt der Nachricht, zur Bearbeitung der Anfrage und der erforderlichen Anschlusskommunikation.

(2) Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der geordneten und nachvollziehbaren Bearbeitung von Anfragen.

(3) Anfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen, spätestens grundsätzlich nach 24 Monaten.

10 Empfänger und Auftragsverarbeiter

(1) Für technische Entwicklung und Betrieb setzt LAWDATE die lass machen Agentur für Digitalisierung GmbH, An der Strusbek 12, 22926 Ahrensburg, als Auftragsverarbeiter ein. Lass machen setzt für Hosting und Infrastruktur die netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, als Unterauftragsverarbeiter ein. Die Anwendung wird auf einem virtuellen Server am Standort Nürnberg in Deutschland betrieben.

(2) Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutzt LAWDATE Microsoft 365 einschließlich Exchange Online. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Die Lizenz wird über die IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, bezogen. IONOS ist in Lizenzverwaltung, Domainanbindung, technische Administration und Support eingebunden und verfügt hierfür über delegierte Administratorberechtigungen im Microsoft-365-Mandanten.

(3) Bei der E-Mail-Kommunikation können insbesondere Name, berufliche Funktion oder Organisation, E-Mail-Adresse, Absender- und Empfängerangaben, Betreff, Nachrichteninhalt, Anhänge, Zeitpunkte sowie technische Zustell-, Sicherheits- und Protokolldaten verarbeitet werden. Im Rahmen der Lizenzverwaltung und technischen Administration kann IONOS außerdem Konto-, Benutzer-, Lizenz-, Domain- und Konfigurationsdaten verarbeiten. Bei einem erforderlichen Supportfall kann ein administrativer Zugriff auf weitere betroffene Microsoft-365-Daten nicht vollständig ausgeschlossen werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO bei vertrags- oder leistungsbezogener Kommunikation, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO bei gesetzlichen Pflichten und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in einer sicheren, zuverlässigen und effizienten geschäftlichen Kommunikation und Administration.

(4) Für transaktionale E-Mails, technische Systemnachrichten, Bestätigungen von Interessenbekundungen und darauf bezogene Informationen nutzt LAWDATE EmailLabs, angeboten durch die VERCOM S.A., ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań, Polen. Dabei können insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Nutzergruppe, Sprache, Versandzeitpunkt, Betreff, Nachrichteninhalt, Zustellstatus und Fehlermeldungen verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, soweit der Versand für Registrierung, Verifikation, Kontoverwaltung oder Plattformbetrieb erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO bei einwilligungsbasierter Kommunikation im Zusammenhang mit der Interessenbekundung und ergänzend Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO für den zuverlässigen, sicheren und nachvollziehbaren Nachrichtenversand. Personenbezogene Öffnungs- und Linkverfolgung ist deaktiviert. EmailLabs wird derzeit nicht für Newsletter oder werbliche Massenkommunikation eingesetzt.

(5) Verifizierte gerichtsinterne Nutzer erhalten als Empfänger Zugriff auf die freigegebenen Profilangaben und Verfügbarkeitszeiträume gerichtsexterner Nutzer. Terminnamen und Terminnotizen werden nicht angezeigt. Individuelle Angaben aus einer Interessenbekundung werden nicht an Gerichte oder andere Interessenten übermittelt. Etwaige Empfänger personenbezogener Daten im Rahmen einer späteren Evaluation werden vor Beginn der jeweiligen Verarbeitung gesondert festgelegt und mitgeteilt.

(6) Soweit Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, bestehen Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO beziehungsweise entsprechende Auftragsverarbeitungsbedingungen. Sonstige Übermittlungen personenbezogener Daten erfolgen nur, soweit hierfür eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage besteht.

11 Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

(1) Hosting und E-Mail-Versand über netcup und EmailLabs erfolgen grundsätzlich innerhalb Deutschlands beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums.

(2) Bei Microsoft 365 und anderen international tätigen technischen Dienstleistern kann nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten in begrenzten Fällen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden oder ein Zugriff aus einem Drittland erfolgt, etwa bei Support-, Sicherheits- oder Missbrauchsabwehrmaßnahmen.

(3) Drittlandsübermittlungen erfolgen nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, genehmigter Standardvertragsklauseln und, soweit erforderlich, ergänzender Schutzmaßnahmen. Weitere Informationen zu den eingesetzten Garantien und deren Inhalt können über info@lawdate.de angefordert werden.

12 Speicherdauer und Kontolöschung

(1) Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für den jeweiligen Zweck, das Nutzungsverhältnis oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Die in den einzelnen Abschnitten genannten besonderen Fristen gehen dieser allgemeinen Regel vor.

(2) Bei einer Kontolöschung werden die dem aktiven Nutzerkonto zugeordneten personenbezogenen und nutzungsbezogenen Daten aus dem Produktivsystem entfernt. Hierzu gehören insbesondere Name und sonstige Profildaten, berufliche Zuordnung und Rollen, Verfügbarkeiten einschließlich Terminnamen und Terminnotizen, Zugangsdaten, Daten einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, Wiederherstellungscodes, Informationen zu gespeicherten beziehungsweise wiedererkannten Geräten, offene E-Mail-Änderungsvorgänge, Bestätigungstokens und aktive Sitzungen.

(3) Zur Dokumentation der Registrierung und abgegebener Erklärungen kann ein vom ursprünglichen Nutzerkonto entkoppelter pseudonymisierter Nachweisdatensatz fortbestehen. Die ursprüngliche E-Mail-Adresse und die bisherige interne Nutzerkennung werden dabei nicht fortgeführt; an ihre Stelle treten technisch erzeugte pseudonyme Kennungen. Gespeichert bleiben insbesondere Registrierungs-, Double-Opt-in- sowie Erklärungs- und Einwilligungszeitpunkte, soweit deren Nachweis weiterhin erforderlich ist. Soweit die Speicherung dem Nachweis einer Einwilligung dient, erfolgt sie zur Erfüllung der Nachweispflicht nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO; im Übrigen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Dokumentation abgegebener Erklärungen sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Die Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie hierfür nicht mehr erforderlich sind.

(4) Sicherheits- und Administrationsprotokolle können nach Löschung eines Nutzerkontos noch bis zum Ablauf ihrer grundsätzlich 30-tägigen Speicherfrist Angaben enthalten, die eine Zuordnung zum bisherigen Nutzer ermöglichen. Danach werden diese Daten automatisch gelöscht, soweit sie nicht aufgrund eines konkreten Sicherheitsvorfalls oder einer gesetzlichen Verpflichtung im Einzelfall länger benötigt werden.

(5) Für die technische Wiederherstellung der Serverumgebung werden vier rotierende Systemsnapshots vorgehalten. Daten, die bereits aus dem Produktivsystem gelöscht wurden, können bis zur regulären Rotation noch in einem solchen Snapshot enthalten sein. Die Snapshots dienen ausschließlich der Wiederherstellung des Gesamtsystems nach technischen Störungen; eine selektive Wiederherstellung einzelner gelöschter Nutzerkonten oder Datensätze ist nicht vorgesehen.

(6) Gesetzlich aufzubewahrende Geschäftsunterlagen können außerhalb des Nutzerkontos für die Dauer der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert bleiben. Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden sie gelöscht oder anonymisiert, soweit kein anderer Rechtsgrund für eine weitere Verarbeitung besteht.

13 Rechte betroffener Personen

(1) Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, Löschung nach Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO und Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

(2) Eine erteilte Einwilligung kann nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

(3) Betroffene Personen können sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für LAWDATE ist grundsätzlich das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de, zuständig.

14 Widerspruchsrecht

(1) Soweit LAWDATE personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO verarbeitet, kann die betroffene Person aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch einlegen. LAWDATE verarbeitet die betreffenden Daten dann nicht mehr, es sei denn, LAWDATE weist zwingende schutzwürdige Gründe nach, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

(2) Werden personenbezogene Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, kann die betroffene Person dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen. Nach einem solchen Widerspruch werden die personenbezogenen Daten nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet.

(3) Der Widerspruch kann formlos an info@lawdate.de oder an die in Abschnitt 1 genannte Postanschrift gerichtet werden.

15 Automatisierte Entscheidungen

LAWDATE trifft keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO. Profiling findet nicht statt. Die automatische Ausblendung des Profils und der Verfügbarkeiten eines gerichtsexternen Nutzers nach 14 Tagen ohne erfolgreiche Anmeldung dient ausschließlich der Aktualität der angezeigten Informationen und kann durch eine erneute erfolgreiche Anmeldung beendet werden, sofern das Konto weiterhin freigegeben ist.

16 Datensicherheit

(1) LAWDATE trifft risikobasiert angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören insbesondere die TLS-verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffe, Zwei-Faktor-Authentifizierung für Administrationszugänge, individuelle technische Zugriffsschlüssel, serverseitiger Sitzungsablauf, geschützte Sitzungscookies, serverseitig erzwungene starke Passwörter, gehashte Passwortspeicherung, verschlüsselte Speicherung der Zwei-Faktor-Geheimnisse, Schutz gegen wiederholte Anmeldeversuche, gekürzte IP-Adressen in Anwendungsprotokollen und eine grundsätzlich 30-tägige Sicherheits- und Administrationsprotokollierung.

(2) Für die Systemwiederherstellung werden vier rotierende Systemsnapshots eingesetzt. Ein Wiederherstellungstest mit einem aktuellen Sicherungsstand war erfolgreich; Anwendung und Datenbank waren anschließend nutzbar.

(3) Die Maßnahmen werden bei wesentlichen Änderungen der Verarbeitung, der technischen Architektur oder der Risikolage überprüft und fortentwickelt.

17 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

LAWDATE aktualisiert diese Datenschutzerklärung, wenn sich Rechtslage, Verarbeitungszwecke, Datenarten, Dienstleister oder Funktionen der Plattform ändern. Die jeweils aktuelle Fassung bleibt auf der Plattform im Bereich Rechtliches abrufbar. Änderungen einer Datenschutzerklärung ersetzen keine erforderliche Einwilligung und ändern nicht automatisch bestehende Nutzungsbedingungen.