Datenschutzerklärung

§ 1 Verantwortlicher und Geltungsbereich

(1) Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der unter www.lawdate.de erreichbaren Webseite, einschließlich dortiger Landingpages sowie der dort angebotenen Software-as-a-Service-Lösung „LAWDATE" (zusammen die „Plattform").

(2) Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist: Lawdate UG (haftungsbeschränkt), Elmshorner Straße 135h, 25421 Pinneberg, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Pinneberg unter HRB 19658 PI, vertreten durch den Geschäftsführer Nick Busse, E-Mail: info@lawdate.de.

(3) Die Lawdate UG (haftungsbeschränkt) ist datenschutzrechtlich Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für sämtliche im Rahmen der Plattform durchgeführten Verarbeitungen, insbesondere für Registrierung, Nutzerverwaltung, Verifikation, Rollen- und Rechtevergabe, technische Bereitstellung sowie Speicherung und Sichtbarmachung der von gerichtsexternen Nutzern eingestellten Verfügbarkeiten gegenüber verifizierten gerichtsinternen Nutzern. Eine Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO zwischen der Lawdate UG und den Nutzern findet im Verhältnis zu den von den Nutzern selbst eingestellten Verfügbarkeitsdaten nicht statt.

(4) Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zu benennen. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die vorstehende Adresse.

(5) Die Plattform richtet sich an zwei unterschiedliche Nutzergruppen: (a) gerichtsexterne Nutzer, insbesondere Rechtsanwälte, Kanzleien, Verfahrensbeistände, Dolmetscher, Sachverständige oder sonstige externe Gerichtspersonen, sowie (b) gerichtsinterne Nutzer, insbesondere Richter, Rechtspfleger, Geschäftsstellenmitarbeiter oder sonstige berechtigte und verifizierte Gerichtspersonen. Da beide Gruppen die Plattform unterschiedlich nutzen, werden auch unterschiedliche Daten verarbeitet. Diese Datenschutzerklärung differenziert daher rollenbasiert zwischen gerichtsexternen und gerichtsinternen Nutzern.

§ 2 Begriffe

Die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begriffe – insbesondere „personenbezogene Daten", „Verarbeitung", „Verantwortlicher", „Auftragsverarbeiter", „betroffene Person" und „Einwilligung" – entsprechen den Definitionen des Art. 4 DSGVO.

§ 3 Bereitstellung der Webseite, Server-Logfiles

(1) Bei jedem Aufruf der Plattform werden durch unseren Hostingdienstleister automatisiert technische Verbindungsdaten erfasst (sog. Server-Logfiles): IP-Adresse (pseudonymisiert gespeichert), Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer-URL, verwendeter Browser und Betriebssystem.

(2) Zweck ist die Bereitstellung der Plattform, die Aufrechterhaltung der IT-Sicherheit und die Aufklärung etwaiger Missbrauchs- oder Angriffsversuche.

(3) Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse besteht in einem stabilen, sicheren Betrieb der Plattform.

(4) Logfiles werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht, soweit kein konkreter Anlass zur weiteren Speicherung besteht (z. B. Vorfallaufklärung).

§ 4 Cookies

(1) Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, insbesondere Session-Cookies zur Aufrechterhaltung der Anmeldung. Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt.

(2) Eine Webanalyse mit Umami erfolgt ohne Einsatz von Cookies und wird in § 4a gesondert beschrieben.

(3) Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

§ 4a Webanalyse mit Umami

(1) Wir verwenden auf unserer Webseite und unseren Landingpages das Webanalyse-Tool „Umami“, um die Nutzung unseres Online-Angebots statistisch auszuwerten und unser Angebot technisch sowie inhaltlich zu verbessern.

(2) Umami wird von uns selbst gehostet und nicht über die Umami Cloud betrieben. Die Verarbeitung der Analysedaten erfolgt ausschließlich auf den von uns bzw. unseren technischen Dienstleistern betriebenen Servern. Eine Übermittlung der Analysedaten an Umami Software, Inc. oder sonstige externe Analyseanbieter findet nicht statt.

(3) Umami wird von uns cookieless eingesetzt. Das bedeutet, dass durch Umami keine Cookies auf dem Endgerät der Nutzer gesetzt werden. Ebenso verwenden wir Umami nicht zur geräteübergreifenden Nachverfolgung, nicht zur personenbezogenen Profilbildung und nicht zur Wiedererkennung einzelner Nutzer über verschiedene Webseiten hinweg.

(4) Im Rahmen der Webanalyse werden ausschließlich statistische Nutzungsdaten verarbeitet. Hierzu können insbesondere aufgerufene Seiten, Zeitpunkt des Seitenaufrufs, Referrer-URL, verwendeter Browser, Betriebssystem, Gerätetyp sowie die ungefähre geografische Herkunft auf Länderebene gehören. IP-Adressen werden in Umami nicht dauerhaft gespeichert. Die Auswertung erfolgt aggregiert und lässt für uns keine Identifizierung einzelner Besucher zu.

(5) Inhalte aus Kontakt-, Feedback- oder Registrierungsformularen werden nicht über Umami erfasst oder ausgewertet. Insbesondere werden keine Namen, E-Mail-Adressen, Nachrichteninhalte, Aktenzeichen, Mandantennamen, Parteibezeichnungen oder sonstige verfahrens- oder mandatsbezogene Angaben über Umami verarbeitet.

(6) Zweck der Verarbeitung ist die statistische Reichweitenmessung, die technische Optimierung unserer Webseite und Landingpages sowie die Verbesserung der Nutzerführung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der bedarfsgerechten, sicheren und nutzerfreundlichen Gestaltung unseres Online-Angebots.

(7) Die über Umami erhobenen Statistikdaten werden für einen Zeitraum von 12 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert, soweit keine längere Speicherung aus technischen oder rechtlichen Gründen erforderlich ist.

§ 5 Registrierung und Konto

(1) Zur Nutzung der Plattform legt der Nutzer ein Konto an. Zugangsdaten sind in jedem Fall E-Mail-Adresse und Passwort (Passwörter werden ausschließlich gehasht gespeichert). Die weiteren Stammdaten unterscheiden sich nach Nutzergruppe.

(2) Für gerichtsexterne Nutzer werden insbesondere folgende Stammdaten gespeichert: Anrede (Herr, Frau, divers), optional ein Titel, Vorname, Nachname, optional Geburtsdatum (,soweit dies im Einzelfall zur eindeutigen Verifikation erforderlich ist), Kanzleiname bzw. Name der Institution, für die die Person tätig ist, gegebenenfalls Geschäftsname, sowie die Kanzlei-, Institutions- oder Geschäftsanschrift (Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Stadt, optionaler Adresszusatz). Bei Rechtsanwälten werden zusätzlich die angegebenen Rechtsgebiete gespeichert; bei sonstigen externen Gerichtspersonen wird stattdessen die jeweilige Berufsgruppe gespeichert (z. B. Verfahrensbeistand, Dolmetscher, Sachverständiger oder vergleichbare Berufsgruppen).

(3) Für gerichtsexterne Nutzer speichern wir zusätzlich den Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Logins. Diese Information dient der Verwaltung des Nutzerkontos, der Erkennung länger nicht genutzter Konten sowie der Sicherstellung, dass die über die Plattform bereitgestellten Verfügbarkeiten aktuell und verlässlich bleiben. Der letzte erfolgreiche Login-Zeitpunkt wird außerdem verwendet, um gerichtsexterne Nutzer nach 14 Tagen ohne erfolgreichen Login per E-Mail an die Aktualisierung oder Bestätigung ihrer Verfügbarkeiten zu erinnern. Erfolgt nach der Erinnerung keine erneute Anmeldung oder Aktualisierung, werden die betreffenden Verfügbarkeiten gerichtsinternen Nutzern nicht mehr als aktuelle Verfügbarkeiten angezeigt. Eine Speicherung vollständiger Login-Historien erfolgt zu diesem Zweck nicht. Maßgeblich gespeichert wird lediglich der jeweils letzte erfolgreiche Login-Zeitpunkt, der bei jedem erneuten erfolgreichen Login aktualisiert wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses und zur Bereitstellung der Plattformfunktionen erforderlich ist. Ergänzend stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Aktualität, Verlässlichkeit und ordnungsgemäßen Verwaltung der von gerichtsexternen Nutzern bereitgestellten Verfügbarkeitsinformationen. Der letzte Login-Zeitpunkt wird für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert und mit jedem erneuten erfolgreichen Login überschrieben. Nach Beendigung des Nutzungsverhältnisses wird diese Information gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

(4) Für gerichtsinterne Nutzer werden insbesondere folgende Stammdaten gespeichert: Anrede (Herr, Frau, divers), optional ein Titel, Vorname, Nachname, optional Geburtsdatum (, soweit dies im Einzelfall zur eindeutigen Verifikation erforderlich ist), das Gericht, für das die Person tätig ist (gegebenenfalls zur weiteren Verifikation), sowie die Position (Richter, Rechtspfleger oder Geschäftsstelle). Bei einer Änderung der E-Mail-Adresse wird zusätzlich die justizinterne E-Mail-Adresse zur nachträglichen Verifikation gespeichert.

(5) Zweck der Verarbeitung ist die Anlage, Verwaltung und Authentifizierung des Nutzerkontos sowie die Erbringung der vertraglichen Leistungen.

(6) Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

(7) Die Daten werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert und nach Vertragsende gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 6 Bereitstellung zeitlicher Verfügbarkeiten – Datenminimierung

(1) Gerichtsexterne Nutzer tragen ihre zeitlichen Verfügbarkeiten – insbesondere für gerichtliche oder außergerichtliche Termine – selbst in die Plattform ein. Diese Verfügbarkeiten werden ausschließlich verifizierten gerichtsinternen Nutzern (Richter, Rechtspfleger, Geschäftsstellenmitarbeiter) zur Einsicht zur Verfügung gestellt, soweit dies zur Einsicht zeitlicher Verfügbarkeiten und zur Unterstützung der gerichtlichen Terminierung erforderlich ist. Eine Einsicht durch andere Rechtsanwälte, Kanzleien oder sonstige Dritte findet nicht statt.

(2) Wir verarbeiten dabei bewusst weder Aktenzeichen, noch Mandantennamen, Verfahrensgegenstände, Parteibezeichnungen oder sonstige verfahrens- oder mandatsbezogene Informationen. Eine Zuordnung der eingestellten Verfügbarkeiten zu konkreten Mandaten oder Parteien ist für uns weder vorgesehen noch erkennbar.

(3) Die Eingabemasken sind so gestaltet, dass eine Eingabe derartiger Informationen nicht erforderlich ist. Sollte ein Nutzer in Freitextfeldern dennoch verfahrens- oder mandatsbezogene Daten eingeben, geschieht dies in seiner alleinigen Verantwortung; wir sind berechtigt, solche Inhalte ohne vorherige Ankündigung zu löschen.

(4) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der eingestellten Verfügbarkeiten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

(5) Eingestellte Verfügbarkeiten werden im Nutzerkonto gespeichert und bleiben dort für die Dauer des Nutzungsverhältnisses abrufbar, soweit sie nicht vom Nutzer selbst geändert oder gelöscht werden. Dies dient der fortlaufenden Verwaltung der vom Nutzer bereitgestellten Verfügbarkeitsinformationen sowie der nachvollziehbaren Pflege des Nutzerkontos. Nach Beendigung des Nutzungsverhältnisses werden die im Nutzerkonto gespeicherten Verfügbarkeiten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder konkrete Rechtsverteidigungsinteressen entgegenstehen.

§ 7 Kontaktaufnahme und Support

(1) Bei Kontaktaufnahme über das Kontaktformular, Feedbackformular oder per E-Mail verarbeiten wir die übermittelten Angaben (insbesondere Name oder Organisation, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung der Anfrage und etwaiger Anschlusskommunikation.

(2) Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Bearbeitung von Nutzeranfragen).

(3) Anfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, spätestens jedoch nach 24 Monaten.

§ 8 Empfänger und Auftragsverarbeiter

(1) Zur Bereitstellung der Plattform setzen wir folgenden technischen Dienstleister mit Serverstandort in Deutschland bzw. der Europäischen Union ein: lass machen Agentur für Digitalisierung GmbH, An der Strusbek 12, 22926 Ahrensburg. Diese bedient sich zur Erbringung der Hosting-Leistungen ihrerseits eines weiteren Unternehmens als Sub-Auftragsverarbeiter: netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe (ISO 27001 zertifiziert; Serverstandort und Verarbeitung innerhalb der EU). Bei diesen Hosting-Leistungen erfolgen die Verarbeitungen im EWR; eine Drittlandsübermittlung findet insoweit nicht statt.

(2) Zur Abwicklung unserer geschäftlichen E-Mail-Kommunikation nutzen wir Leistungen der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Dies betrifft insbesondere den Empfang und Versand von E-Mails über unsere geschäftlichen E-Mail-Adressen, die Bearbeitung von Kontakt-, Support- und sonstigen Geschäftsanfragen sowie die Verwaltung unserer geschäftlichen E-Mail-Postfächer.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung dient. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen, sicheren und effizienten geschäftlichen Kommunikation.

(3) Für den Versand transaktionaler E-Mails und technischer Systemnachrichten nutzen wir den Dienst EmailLabs, angeboten durch die VERCOM S.A., ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań, Polen.

Dies betrifft insbesondere E-Mails im Zusammenhang mit Registrierung, Verifikation, Kontoaktivierung, Login- und Sicherheitsfunktionen, Passwort-Zurücksetzung, Erinnerungen zur Aktualisierung des Nutzerkontos sowie sonstige für den Betrieb der Plattform erforderliche technische Nachrichten.

Dabei können insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Nutzergruppe, Sprache, Versandzeitpunkt, Zustellstatus, technische Versandinformationen sowie der Inhalt der jeweiligen technischen Systemnachricht verarbeitet werden.

Verfahrensdaten, Mandantendaten, Aktenzeichen, Parteibezeichnungen, Verfahrensgegenstände oder sonstige mandats- oder verfahrensbezogene Informationen sind nicht Gegenstand der bestimmungsgemäßen Plattformnutzung und nicht Gegenstand des E-Mail-Versands über EmailLabs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die jeweilige Nachricht zur Registrierung, Vertragsdurchführung, Kontoverwaltung oder Bereitstellung der Plattformfunktionen erforderlich ist. Ergänzend stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem zuverlässigen, sicheren und nachvollziehbaren Versand technischer Plattformnachrichten.

Mit VERCOM S.A. wurde ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

(4) Mit Auftragsverarbeitern haben wir Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

(5) Eine darüber hinausgehende Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Eine Weitergabe der von gerichtsexternen Nutzern eingestellten Daten an andere Rechtsanwälte, Kanzleien oder sonstige Plattformnutzer findet nicht statt; eine Einsicht ist ausschließlich verifizierten gerichtsinternen Nutzern im Rahmen ihrer Tätigkeit möglich (vgl. § 6).

§ 9 Übermittlung in Drittländer

Eine gezielte Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ist nicht vorgesehen. Soweit eingesetzte Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer in Einzelfällen eine Verarbeitung außerhalb des EWR vornehmen oder ein Zugriff aus Drittstaaten nicht vollständig ausgeschlossen werden kann, erfolgt dies nur unter Einhaltung der Anforderungen des Kapitels V DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, von EU-Standardvertragsklauseln oder anderer geeigneter Garantien.

§ 10 Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von in der Regel sechs bzw. zehn Jahren). Im Übrigen werden personenbezogene Daten nach Wegfall des Verarbeitungszwecks gelöscht oder anonymisiert.

§ 11 Rechte der betroffenen Personen

Sie haben uns gegenüber jederzeit die folgenden Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

(1) Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO);

(2) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO);

(3) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO);

(4) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);

(5) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);

(6) Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO);

(7) Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);

(8) Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Aufsichtsbehörde am Sitz des Verantwortlichen, derzeit Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) Holstenstraße 98, 24103 Kiel Tel.: 0431/988-1200, E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de Web: www.datenschutzzentrum.de (http://www.datenschutzzentrum.de)

§ 12 Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO – einschließlich Profiling – findet nicht statt.

§ 13 Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere TLS-Verschlüsselung, restriktive Zugriffsrechte, regelmäßige Aktualisierung eingesetzter Systeme sowie Backup- und Wiederherstellungskonzepte.

§ 14 Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Rahmenbedingungen oder einen geänderten Funktionsumfang der Plattform anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf der Plattform abrufbar.

Stand: 23.06.2026